
Approche
Compte tenu de l’ampleur du projet, nous avons commencé par une analyse approfondie. Que prévoyait le programme ? Combien de participants étaient attendus ? Quel était le message clé du client et comment se déroulerait la journée ? Ces questions ont été abordées lors des réunions de lancement, et nous avons élaboré des plans détaillés en 2D et 3D pour cartographier les aspects techniques du projet. Après une coordination étroite avec le client et les ajustements nécessaires, nous sommes passés à la mise en œuvre.

Détails du projet
Pour les sessions plénières et les présentations en sous-groupes, nous avons construit une scène de 125 m² et installé trois écrans LED impressionnants (deux de 7x4 mètres et un de 10x4 mètres). Après la session plénière, l’espace a été transformé en trois zones de réunion, chacune accueillant des présentations ciblées. Des casques de type « silent disco » ont permis aux participants de se concentrer sur leur session sans être dérangés par le bruit des autres. En outre, l’ensemble de l’événement a été enregistré afin d’être partagé ultérieurement sur les plateformes en ligne de Salesforce.
Dans la zone d’exposition, nous avons aménagé des théâtres : des espaces ouverts dédiés au partage de connaissances et aux présentations. Là encore, nous avons utilisé un système de conférence silencieuse pour permettre aux participants d’écouter attentivement les intervenants. Pour la distribution électrique et l’éclairage d’ambiance dans la salle d’exposition, nous avons travaillé en étroite collaboration avec le designer de l’événement et exploité les infrastructures techniques des Nekkerhallen.